従業員数の増加に伴い、紙のタイムカードと電卓での給与計算に限界を感じていた叶技研株式会社様。締め日から振込日まで非常にタイトなスケジュールの中、経理担当者は毎月時間との闘いに追われ、重い責任とプレッシャーを背負って業務に取り組まれていました。
そんな中、フリグラム株式会社のkintone導入支援により、業務効率化だけでなく、担当者の精神的負担を大幅に軽減することに成功。導入から数年が経過した今、その効果と心境の変化について詳しく伺いました。
企業紹介
叶技研株式会社様は、愛知県武豊町に本社を構える金属プレス加工メーカーです。金型の設計・製作からプレス加工までを一貫して手掛け、最先端の加工技術を活用して高品質な製品を提供しています。同社は1970年の創業以来、高い技術力と徹底した品質管理により顧客の信頼を獲得し、着実に事業規模を拡大してきました。現在は本社工場と第2工場の2拠点体制で、自動車部品をはじめとする精密金属部品の製造を手がけています。
今回、お話を伺ったのは、社長夫人として経理業務全般を担当されている大岩様です。従業員数の増加に伴う勤怠管理の課題をkintone導入により解決した経緯について伺いました。
この記事の目次
手計算の限界と増大する精神的プレッシャー
フリグラム まず、kintone導入前の給与計算業務について、どのような状況だったのでしょうか。
叶技研株式会社 大岩様 以前は、従業員に紙のタイムカードで打刻してもらい、締め日になると全てのタイムカードを回収して、私が電卓で一人ひとりの給与計算をしていました。最初は私一人でもなんとか対応できていたのですが、大切な従業員の給料に関わることなので『絶対に間違えてはいけない』という強いプレッシャーを常に感じていました。従業員数が増加するにつれて計算量も膨大になり、もうこのやり方では限界だと痛感するようになりました。
フリグラム それは大変な作業ですね。その状況を改善しようと、何か対策は取られたのでしょうか？
大岩様 まずは、社会保険労務士の先生にダブルチェックをお願いしてみたんです。でも、労務士さんも人間ですから、ミスを完全にゼロにすることは難しくて。私もミスが無いとは言い切れないですし、結局確認作業にかかる時間はあまり変わらず、根本的な解決には至りませんでした。
フリグラム 給与計算そのものの負担に加えて、締め日から振込日までの期間も厳しかったと伺いましたが――。
大岩様 はい、弊社は勤怠締め日から給与振込までを約1週間で設定しており、従業員の生活を第一に考えて昔からこのサイクルを維持してきました。
銀行への手続きは3営業日前までに完了させる必要があるため、実質的に計算に使える日数は2～3日程度しかありません。土日や祝日が入るとさらに短くなってしまいます。実際、東京オリンピックがあった年は7月末に連休が続いて対応が本当に大変でした。
フリグラム それは相当タイトですね。工場が2拠点あることも影響していたのでしょうか？
大岩様 そうです。本社工場と第2工場があり、毎月もう一方の工場のタイムカードを回収しに行く必要がありました。しかも、従業員が退社してからでないと回収できないため、夜遅くにタイムカードを集め、その後ようやく計算を始める、という流れでした。
この業務は私しか対応できなかったので、「病気になっても寝込んでいられない」という状況でした（笑）。
kintoneとの出会いと段階的な導入プロセス
フリグラム そんな中、弊社のkintone導入支援を知っていただいたきっかけを教えていただけますでしょうか？
大岩様 フリグラム代表の宮下さんをご紹介いただいて、kintoneの存在を知りました。最初は正直、こういうシステムを使うのが初めてだったので不安もありました。でも、宮下さんが試作のシステムを作ってくださって「ちょっと試しでやってみましょうか」という感じで気軽に始められたのが良かったです。フリグラムさんの丁寧な対応に、最初から安心感がありました。
フリグラム ありがとうございます。従業員の方への導入はスムーズに進みましたか？
大岩様 段階的に進めました。最初の1〜2ヶ月は役員や限られた従業員だけで試して、それから全社導入という流れです。最初の打ち合わせから半年もかからずに全社に浸透しましたね。最初のうちは従業員から操作方法について聞かれることがありましたが、今はもうすっかり慣れましたね。
フリグラム セキュリティ面での不安もあったと思いますが――。
大岩様 おっしゃる通り、当初は「従業員の個人情報が流出しないか」という不安がありました。ですが、フリグラムさんがその都度丁寧に疑問を解消してくださったことで、従業員も含めて徐々に納得し、安心して利用できるようになりました。今では勤怠打刻について不満や不安の声もなくなり、信頼してもらえていることを実感しています。これもひとえにフリグラムさんの誠実なご対応のおかげです。
3日分の作業が瞬時に完了 - 劇的な業務効率化
フリグラム 実際にシステム導入されて、どのような効果を実感されていますか？
大岩様 「手計算しなくてよくなった」 これが本当に大きいです。残業計算や休日出勤など、勤務形態の違いがあっても全て自動で正確に計算してくれます。以前は3日かかっていた作業が、今は2時間程度でその日のうちに全て終わります。従業員に渡す給与明細書もkintoneからそのまま出力できるようになりました。
フリグラム 日々の勤怠管理についてはいかがでしょうか？
大岩様 これも本当に楽になりました！以前は打刻忘れの確認を月末にまとめて行っていたので、日にちが経っていると従業員も「確かこの時間だったような...」と曖昧になってしまっていました。今は日々管理ができているため、遅くとも翌日には本人に確認が取れ、打刻忘れが放置されることはなくなりました。
フリグラム 導入後のサポートはいかがでしたか？
大岩様 とても満足しています。システムの操作方法を一度で全て覚えきれなかったので、そのことを相談したところ、すぐにマニュアルを作成していただきました。そのおかげで操作に迷った時も、マニュアルを確認すればすぐに思い出すことができます。フリグラムさんのきめ細やかな対応には、いつも感謝しています。
想定外の効果 - 欠勤連絡のデジタル化がもたらした変化
フリグラム 勤怠管理・給与計算の効率化以外にも、何か改善されたことはありますか？
大岩様 当日欠勤の連絡システムも作っていただきました。以前は電話で連絡を受けていたのですが、従業員数が増えると朝の電話対応だけでも大変になってしまって。現在はアプリで当日欠勤の連絡をしてもらうようにしたところ、朝の電話対応をしていた担当者の負担が大幅に減りました。
フリグラム なるほど、情報伝達をスムーズにする効果もあったということですね。
大岩様 そうです。電話での連絡だと、連絡を受けた人が工場長や部長にも伝えなければならず、その労力もかかっていました。今はシステムに入力すれば関係者全員が確認できるので、伝達する手間も省くことが出来ました。
フリグラム 従業員の方のお弁当の管理もシステム化されましたね――。
大岩様 はい、本社と第2工場にはそれぞれお弁当の発注担当者がいるのですが、以前はExcelで管理していました。それをkintoneに入力する形に切り替えたことで、給与明細まで自動で反映されるようになったんです。結果として、発注担当者の手間が減り、私たち経理も集計作業をしなくて済むようになりました。小さな改善のように見えますが、業務効率化の効果はとても大きかったです。
フリグラム 給与計算に関して、法令改正などへの対応はいかがでしたか？
大岩様 昨年、社会保険料率の変更がありましたよね。イレギュラーな対応が必要だったのですが、それもフリグラムさんが私たちが大変にならないように対応してくださって、スムーズにトラブルなく対応できました。本当にフリグラム様々です（笑）。
今後の展望と同業者へのメッセージ
フリグラム 今後、さらに改善したい点や期待されることはありますか？
大岩様 有給管理の完全自動化ができたらいいなと思っています。今も残日数は自動で反映されるようになっているんですが、まだ手動の部分が一部残っているので。あとは、法改正があった時に自動的にシステムが更新されるようになったら、もっと楽になるかなと。強いていえばって感じですけどね（笑）
フリグラム 打刻に関しても、まだ少し課題があるとお聞きしましたが――。
大岩様 そうなんです。従業員から「打刻しました」と言われても、実際には打刻ができていない人が今でもちらほらいて…。タッチの仕方なのか、Wi-Fiの接続状況なのか原因は分かりませんが、そうした不具合がなくなるといいなと思っています。ただ、打刻できていない時は赤く光るように設定しているので、見落とすことはありません。これはkintoneの問題ではないかもしれませんね（笑）。
フリグラム 同じような課題を抱える中小企業の方々へメッセージをお願いします。
大岩様 私のように、社長の妻として経理を担当している方は中小企業には多いと思います。振り返れば「よくやってきたな..」と思うほど、常に神経を張り詰めて過ごしていた時期もありました。そんな状況でしたが、kintoneを導入してからは本当に楽になり、「精神的な部分」で大きく助けられていると実感しています。
フリグラム 精神的な負担の軽減は大きいですね。
大岩様 本当にその通りです。避けられないと思っていた精神的な重圧も、フリグラムさんのおかげでずいぶんと軽くなりました。今では「どうしてもっと早く取り入れなかったんだろう」と思うほど助けられています。同じような境遇で頑張っていらっしゃる方には、ぜひおすすめしたいです。
インタビュイー 叶技研株式会社 大岩様
高精度金型設計・製作からプレス加工まで一貫製造を手がける叶技研株式会社で、経営業務に加えて労務管理や給与計算など、管理業務全般を担当。「人を大切にする」という信念のもと、従業員の生活を第一に考え、働きやすい職場環境づくりに努めている。
インタビュアー フリグラム株式会社 宮下
『自然と成果が出る仕組みづくり』をテーマに、企業のDX推進と生産性向上を支援するシステム開発会社。現場の一次情報に基づき本質的な課題を見極め、細部までこだわったシステム設計で “使いやすさ” と “成果” を両立した業務改善ソリューションを提供している。
